2.1 IL DOCUMENTO DI CONSULTAZIONE

Il documento di consultazione è un testo sintetico in cui si forniscono informazioni complete e chiare sull’oggetto, gli scopi e i destinatari della consultazione, le modalità per la partecipazione e l’uso dei contributi pervenuti e costituisce il punto di riferimento per chi intende partecipare. Per tale ragione, i contenuti del documento devono essere elaborati nel rispetto del principio di trasparenza e con un linguaggio facilmente comprensibile, atecnico, e devono essere accessibili a tutti i destinatari della consultazione.

I contenuti del documento di consultazione

Il documento di consultazione deve fornire ai partecipanti le seguenti informazioni:
- Data di apertura e data di chiusura della consultazione
- Oggetto (su cosa si sta consultando: argomento ed eventuali bozze dei documenti su cui si richiedono i commenti)
- Obiettivi (le motivazioni alla base della consultazione e il risultato che si intende raggiungere)
- Destinatari (chi può partecipare alla consultazione)
- Sintesi della struttura e testo dell’eventuale questionario
- Modalità per l’invio dei contributi
- Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679.
- Informazioni sull’uso che l’amministrazione farà dei contributi pervenuti
- Ufficio responsabile per la consultazione
- Soggetto che svolge la consultazione (indicare se ci si avvale di risorse esterne)
- Indirizzo di riferimento per l’invio di segnalazioni su eventuali malfunzionamenti
- Regole di comportamento e termini d’uso

Nel caso in cui il processo di consultazione si svolga in più fasi, il documento deve sinteticamente illustrare e dare informazioni su ciascuna di esse, soprattutto se si prevedono differenziazioni nelle modalità di partecipazione e nei destinatari. L’amministrazione, infine, dovrebbe riportare le regole di comportamento e i termini di uso a cui i partecipanti della consultazione sono soggetti, soprattutto per le iniziative che prevedono il confronto tra i partecipanti.
Ad esempio: la presenza di moderazione, le condizioni per la rimozione di contenuti non appropriati o di contenuti che violano i diritti di terzi, la visibilità delle informazioni a soggetti terzi, le modalità di trattamento dei dati personali (vedi Focus “Proteggere i dati personali dei partecipanti”).